Відключення електроенергії для українського бізнесу — це не форс-мажор, а ризик, який потрібно враховувати завчасно. Строки подання звітності не переносяться через відсутність світла в офісі, а покупці все одно очікують чек. План нижче допомагає бухгалтерії працювати без збоїв.
Що має працювати завжди
Спочатку визначте критичні процеси. Зазвичай їх чотири: видача чеків покупцям, платежі через банк, реєстрація податкових накладних та подання звітності у строк. Для кожного з них потрібен запасний варіант.
Каса: офлайн-режим ПРРО
Програмний РРО може працювати без зв’язку з фіскальним сервером податкової. Чеки отримують фіскальні номери з резерву та відправляються після відновлення зв’язку. Тривалість офлайн-режиму обмежена правилами податкової, тож стежте за лімітом у програмі.
Що підготувати заздалегідь:
- резерв фіскальних номерів у програмі;
- заряджений смартфон або планшет із встановленим ПРРО;
- павербанка для POS-термінала та принтера чеків;
- пам’ятка для касира, як перейти в офлайн і назад.
Звітність і документи: веб-сервіс і хмарний підпис
Якщо програма для звітності встановлена лише на офісному комп’ютері, а ключ КЕП лежить у сейфі, без світла робота зупиняється. Веб-сервіс для звітності та хмарний підпис дозволяють відправити звіт або зареєструвати накладну з ноутбука чи навіть смартфона там, де є зв’язок.
Дані: резервні копії та ДБЖ
Раптове вимкнення комп’ютера під час запису може пошкодити базу облікової програми. Мінімальний захист — джерело безперебійного живлення для сервера чи комп’ютера з базою. Воно дасть час коректно закрити програму. Автоматичне резервне копіювання щодня дозволить відновити дані, якщо щось піде не так.
Зв’язок: два канали інтернету
Основний провідний інтернет і резервний мобільний. Роутер і термінал провайдера підключіть до ДБЖ або зарядної станції, бо без них не працюватиме нічого з переліченого.
Хто що робить, коли зникає світло
План спрацює лише тоді, коли кожен знає свою роль. Розпишіть її заздалегідь:
- Касир перемикає ПРРО в офлайн і продовжує видавати чеки. Після відновлення зв’язку він перевіряє, що чеки передані на сервер податкової.
- Бухгалтер завершує роботу в обліковій програмі до того, як розрядиться ДБЖ. Термінові звіти та накладні він відправляє через веб-сервіс з ноутбука.
- Керівник підписує термінові платежі в мобільному банку та документи хмарним підписом.
- Відповідальний за техніку стежить за зарядом ДБЖ і зарядних станцій та перевіряє, що нічна резервна копія бази створилася.
Раз на квартал проводьте коротку «навчальну тривогу». Вимкніть інтернет у вихідний день чи ввечері та перевірте, чи каса переходить в офлайн, а звіт відправляється через резервний канал. Краще знайти слабке місце під час перевірки, ніж у день подання декларації.
Чекліст готовності
- ПРРО вміє працювати офлайн, касири знають, як це ввімкнути
- Звітність можна відправити не лише з офісного комп’ютера
- Є хмарний або другий ключ КЕП у відповідальної особи
- ДБЖ на комп’ютері з базою та роутері
- Щоденна резервна копія бази поза офісом
- Резервний мобільний інтернет
Якщо потрібна допомога з переходом на хмарні сервіси, налаштуванням офлайн-режиму ПРРО чи резервним копіюванням баз, зверніться до фахівців, які супроводжують такі рішення. В Житомирі, наприклад, це СТ Центр.